Per un’azienda la posta elettronica è unno strumento fondamentale per la comunicazione sia interna che esterna. In pochi sanno però, che esiste l’obbligo di conservazione mail aziendali.
Infatti, l’archiviazione è una condizione legislativa che sancisce l’obbligo di conservazione email per 10 anni.
Ma prima di addentrarci all’interno del nostro focus è bene capire cos’è la mail aziendale e come funziona.
Sommario:
Obbligo conservazione mail aziendali: normative e privacy
Cos’è e come funziona l’indirizzo di posta elettronica aziendale?
Tipologie di email aziendali: nominativa o condivisa
Quando il datore di lavoro può accedere alle email del dipendente?
Licenziamento o dimissioni del dipendente: cosa succede all’account email aziendale?
Quali sono le mail da conservare?
Solarwinds Mail Assure: Sicurezza e controllo delle email aziendali
Cos’è e come funziona l’indirizzo di posta elettronica aziendale?
L’account email aziendale, è uno strumento che viene dato in uso al dipendente, dal datore di lavoro, per adempiere ai rispettivi doveri. Le email vengono fornite ai dipendenti soprattutto se la mansione implica rapporti e scambi di informazioni sia interni che esterni all’attività per conto dell’azienda stessa.
Dunque, essendo uno strumento lavorativo, devi sapere, che al datore di lavoro è concessa la possibilità di poter accedere alla posta elettronica del dipendente per monitorarla e controllarla, il tutto, ovviamente, previa dichiarazione da parte del datore di lavoro.
Eventualmente se il datore di lavoro non è al corrente della password email aziendale del dipendente potrà sempre richiederla allo stesso.
Tra le varie regole delle email aziendali vi è l’impossibilità di utilizzarla a piacimento, per fatti personali ma esclusivamente a fini lavorativi.
Quanto appena detto è importante non solo per la questione etica ma soprattutto perché si potrebbero creare problemi a livello di sicurezza.
A questo proposito, infatti, la Corte Suprema ha designato che l’account email aziendale non deve essere utilizzato per scopi personali.
Se ti stai chiedendo in quale caso l’indirizzo email può essere considerato un dato personale, la risposta a questa domanda la troverai nel prossimo paragrafo, dove verranno esposte le due tipologie di email aziendali possibili.
Tipologie di email aziendali: nominativa o condivisa
Rispetto alla comune domanda: cos’è la mail aziendale? Ti possiamo dire che, non è altro che un indirizzo personalizzato utilizzato per poter adempiere alle proprie mansioni e per comunicare sia internamente che esternamente all’azienda.
L’email fornita può essere:
- Nominativa, dunque indirizzo di posta elettronicacomposto da nome e cognome con il riferimento dell’azienda(mario.rossi@azienda.it);
- Un account email aziendale condiviso dove più dipendenti di quell’ufficio vi possono accedere.
L’utilizzo dell’account email aziendale condiviso non crea problemi sotto il punto di vista della gestione aziendale e della privacy. Al contrario, l’account nominativo sì, questo perché nonostante sia di dominio imprenditoriale, la mail aziendale è un dato personale, dunque deve rispettare il Codice Privacy regolamentato dal D.lgs. n.101 del 2018 e dal Regolamento UE 679 del 2016.
Quando il datore di lavoro può accedere alle email del dipendente?
Il datore di lavoro come già accennato poc’anzi, può accedere alla posta elettronica del dipendente per controllarla e monitorarla.
La legge Jobs Act 183 del 2014, ha infatti ampliato la possibilità da parte del datore di lavoro di controllare gli strumenti aziendali dati in dotazione al dipendente. Ovviamente, questa procedura prima di essere effettuata dev’essere comunicata preventivamente. Secondo il garante della privacy per la posta elettronica aziendale questo tipo di potere deve essere utilizzato con regolatezza e moderatezza.
Ma quando il datore di lavoro può accedere alle mail del dipendente?
Esso lo può fare in due casi:
- per controlli difensivi: per tutelare l’azienda da comportamenti illeciti;
- per controllare l’effettivo svolgimento del lavoro
É importante sottolineare che controllare preventivamente è considerato illecito, ci devono essere dunque dei sospetti di responsabilità e colpevolezza.
Licenziamento o dimissioni del dipendente: cosa succede all’account email aziendale?
Le regole sulle email aziendali sia durante il rapporto lavorativo che alla sua cessazione sono veramente tante. Ma vediamo insieme, cosa succede della casella email aziendale al licenziamento del dipendente?
Stando a quanto esposto dal garante della privacy per la posta elettronica aziendale,
all’interruzione del rapporto di lavoro che sia per licenziamento o dimissione, l’account email aziendale deve essere necessariamente chiuso e disattivato.
L’account mail aziendale dopo le dimissioni o licenziamento dovrà dunque essere chiuso da una delle due figure sotto indicate:
- Dal datore di lavoro;
- Dal dipendente stesso, solo dopo aver ricevuto l’autorizzazione per farlo.
Ovviamente, il datore di lavoro non potrà assolutamente fare un redirect automatico (inoltro della posta) dell’ex lavoratore ad un altro account. Questo meccanismo è considerato illecito perché come se mantenesse attivo il vecchio account e lesionasse la privacy dell’ex dipendente.
Quali sono le mail da conservare?
Tra le regole mail aziendali, oltre all’obbligo di non utilizzare l’account mail aziendale per scopi personali, c’è anche quello dell’obbligo di conservazione delle mail aziendali, sia inviate che ricevute.
Infatti, l’archiviazione e la conservazione delle stesse è un dato più che fondamentale per le aziende.
Dunque come dispone il Codice Civile all’art. 2214 e dall’art. 22 del Dpr 600/1973 tutte le aziende medio grandi, sono obbligate alla conservazione delle mail per 10 anni.
Se non si adempie a questo regolamento i responsabili della direzione aziendale rischiano sanzioni che, in caso di reato, evolvono in reclusione.
Le email da conservare sono tutte quelle che hanno valore commerciale e/o giuridico.
Per essere sicuri di archiviare tutte le email necessarie è importante che l’azienda sia in possesso di soluzioni cloud che assicurino l’incapacità di cancellazione e/o modificazione dei documenti.
Uno strumento che potrà esserti utile te lo offre Servizi Gestiti di Elle di Ufficio. Infatti con il modello Solarwind Mail Assure potrai garantire un’ottima sicurezza, archiviazione e controllo delle tue email aziendali.
Nel prossimo paragrafo ti aiuterò a capire quali benefici potrai ottenere scelgiendo la nostra soluzione.
Solarwinds Mail Assure: Sicurezza e controllo delle email aziendali
Servizi Gestiti di Elle di Ufficio si occupa da anni di IT, e grazie all’ esperienza acquisita nel tempo ha come unico scopo aiutare le aziende a trovare le soluzioni migliori per garantire ottime soluzioni informatiche.
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